Il servizio di segreteria medico è una di quelle caratteristiche di un ambulatorio o di un professionista che fanno la differenza. Se ben gestiti, i pazienti sono più soddisfatti del rapporto con il medico e vorranno tornare a fare visita all’ambulatorio, o allo specialista, in caso di necessità.
Se la segreteria non è efficiente, si rischia di creare confusione e di perdere tempo. Questo non giova né al professionista, né al paziente stesso. Le opzioni per gestire al meglio la parte di segreteria di un ambulatorio sono essenzialmente due: attraverso del personale formato oppure online.
Segreteria tradizionale o digitale?
La segreteria tradizionale prevede l’assunzione di personale qualificato in grado di rispondere alle richieste dei pazienti via telefono e dal vivo. Nel corso della storia, tutti i medici hanno assunto delle segretarie per prendere appuntamenti e gestire il via vai di pazienti in ambulatorio.
Ad oggi, sono ancora numerosi i professionisti del settore sanitario che preferiscono assumere segretarie per la gestione dei pazienti. Il motivo è presto detto: innanzitutto, viene garantito un certo rapporto umano. Il ventaglio dei pazienti più anziani non è in grado di prenotare autonomamente via internet e quindi è necessaria una figura che si occupi della raccolta delle richieste per via telefonica.
Anche per quanto riguarda altre procedure, come la consegna delle prescrizioni o degli esiti degli esami, è necessaria spesso la figura di una segretaria in ambulatorio. Spesso, anche più di una.
Di certo si tratta di una scelta comune che offre i suoi vantaggi. Tuttavia, ci sono anche dei contro: innanzitutto, le segretarie hanno un costo, vanno pagate. In confronto a un servizio di segreteria online, ovviamente la spesa è maggiore, ma è chiaro che per la gestione di un’importante mole di clienti sia necessario l’intervento, diciamo, “umano”.
Inoltre, essendoci delle figure professionali coinvolte nella gestione della segreteria, potrebbero emergere degli errori. Anche se al giorno d’oggi le segretarie sono supportate da software molto affidabili, è comunque possibile commettere degli sbagli nell’inserimento dei pazienti in agenda.
Oltretutto, succede a volte di avere a che fare con delle segretarie scortesi o poco propense a svolgere con entusiasmo il loro lavoro. Anche se queste possono essere rimproverate o a qualcuno potrebbe sembrare un dettaglio da poco, il modo in cui il servizio di segreteria si pone nei confronti del pubblico può determinare il successo o il fallimento di un ambulatorio.
Ecco che a risolvere queste problematiche intervengono i software di segreteria online.
Segreteria digitale per medici
I siti di segreteria virtuale per medici sono numerosi. Alcuni di questi servizi consentono al paziente di prenotare in autonomia le proprie visite, così come di trovare risposte a molti dubbi frequenti, mentre altri offrono anche un centralino telefonico dedicato a quei pazienti che non sanno usare al meglio internet.
Questo consente di evitare il sovraffollamento dell’ambulatorio per prendere appuntamenti, errori di compilazione dell’agenda, ma anche di risparmiare sull’assunzione di personale competente.
Ciò può rivelarsi molto utile, per esempio, se si dispone di un ambulatorio molto piccolo che non consente di creare uno spazio dedicato alla segreteria.
Il vantaggio di servizi di segreteria virtuale per medici è certamente la comodità. Non è così necessario assumere del personale, oppure essere interrotti in continuazione durante le visite per rispondere alle telefonate dei pazienti.
C’è sempre un centralino a disposizione dei professionisti per gestire l’agenda del medico. Inoltre, non passano inosservati neanche i costi di gestione di questi servizi di segreteria virtuale. Le tariffe base possono essere molto basse ogni mese, contro lo stipendio di una singola segretaria che può arrivare fino a 1500€.
Oltretutto, non si perde il contatto umano tra segreteria e pazienti e al contempo si guadagna in termini economici e di ottimizzazione dei tempi. Dall’altra parte della cornetta ci sarà sempre una persona pronta ad accogliere il paziente e a comprendere le sue richieste. Dunque, scegli bene il software gestionale a cui vuoi affidarti e assicurati che si interfacci con i pazienti secondo le tue precise istruzioni.
Ricorda che la gestione della segreteria è fondamentale per fidelizzare il paziente e migliorare la propria attività.