È possibile attrarre nuovi pazienti con gli eventi online e offline?

Organizzare un Open Day, oppure un corso o un altro tipo di evento online o offline per presentare un nuovo medico o per parlare ai tuoi pazienti di un nuovo servizio o trattamento che stai offrendo, è sicuramente un ottimo modo per acquisire nuovi pazienti, migliorare il rapporto coi pazienti già esistenti e aumentare la tua notorietà. 

Tuttavia, perché questo avvenga, è necessario organizzare questo genere di iniziative nel modo giusto, rispettando alcune regole. In questo articolo ti spieghiamo, quindi, come organizzare un Open Day per ambulatori e cliniche mediche. 

Si tratta di consigli e suggerimenti pratici che possono aiutarti a comprendere come organizzare questo tipo di attività e quanto queste possano essere utili.

Come organizzare un Open Day: Online oppure Offline?

Anche a seguito della pandemia, si è diffusa anche fra le attività sanitarie la possibilità di organizzare eventi quali webinar e corsi di formazione in videoconferenza sfruttando le nuove tecnologie. 

Questo ha certamente reso più facile, e meno costosa, l’organizzazione di incontri di questo tipo, tuttavia nel caso degli Open Day, il cui obiettivo è quello di avere un contatto diretto con i pazienti occorre tenere presente che servirà usare più strumenti per poter catturare la loro attenzione.

A tal proposito, potrebbe essere utile utilizzare animazioni video 2D (come questo https://youtu.be/hBO3YbEPZ2I): questo ti permetterà infatti di fare una dimostrazione pratica e altamente coinvolgente della tua procedura medica pur trovandoti fisicamente a distanza dal tuo pubblico.

Una volta che avrai scelto quale tipo di Open Day organizzare (online/offline) potrai passare alla fase organizzativa vera e propria.

Pianificazione di un Open Day

La pianificazione di un Open Day, o di un qualunque altro tipo di evento da parte di un ambulatorio medico, parte qualche mese o settimana prima con la definizione del tema da trattare, che dovrà interessare il maggior numero di pazienti possibile.

Questo può apparire riduttivo qualora, magari, fra le tue attività principali ci fosse il trattamento di disturbi molto specifici o l’erogazione di cure particolari, tuttavia per poter incuriosire le persone e convincerle a partecipare è necessario puntare su argomenti che siano rilevanti per un’ampia fetta del tuo pubblico potenziale.

Nel caso, ad esempio, di uno studio odontoiatrico costituito da un medico specializzato in gnatologia (link: https://www.dottori.it/salute/gnatologia), uno specializzato in ortodonzia e protesi dentaria e uno in chirurgia orale, è sicuramente consigliabile organizzare un Open Day per presentare tutti i servizi della struttura, dato che in questo modo ci sarà la possibilità di attirare l’attenzione di un maggior numero di persone.

I passaggi successivi della pianificazione riguardano la definizione di data, orario e luogo dell’evento (quest’ultimo ovviamente solo se l’Open Day fosse di tipo offline). Si tratta ovviamente di aspetti organizzativi non secondari cui ti suggeriamo di prestare la massima attenzione.

Luogo

Lo spazio o ambiente migliore per organizzare un Open Day per uno studio medico è lo studio stesso. Ospitando qui i tuoi pazienti avrai infatti modo di mostrare direttamente il contesto in cui operi e gli strumenti che utilizzi, avendo una dimostrazione diretta della tua esperienza e professionalità.

Tuttavia se non avessi uno spazio abbastanza grande per ospitare un grande numero di persone, soprattutto adesso che ci sono limitazioni dovute al Covid, avrai probabilmente bisogno di trovare delle alternative.

In tal caso, se la stagione lo consente, potresti considerare l’impiego di spazi organizzati all’aperto (giardini, chiostri o altri ambienti che possono essere noleggiati) adiacenti al tuo ambulatorio oppure, se anche questa strada non è percorribile, optare come abbiamo detto per lo svolgimento di un evento Online.

Data

I giorni consigliati per organizzare un Open Day Online o Offline sono il giovedì e il venerdì: essendo più vicini al fine settimana, avrai più probabilità che i tuoi pazienti siano più propensi ad abbandonare la loro routine settimanale per dedicarsi a qualcosa di nuovo.

Orario

L’orario andrà scelto considerando prima di tutto abitudini e esigenze dei pazienti: se ad esempio, fossi uno specialista in Medicina Sportiva e volessi presentare un nuovo kit di servizi destinati al recupero dopo un infortunio, dovrai valutare in quali orari medici di squadre sportive, allenatori ed atleti non sono impegnati con allenamenti e gare di campionato.

Come pubblicizzare un Open Day

Una volta che avrai pianificato tutti i passaggi precedenti, sei solo all’inizio dell’organizzazione del tuo evento. Quello su cui dovrai, infatti, concentrare tutte le tue forze sarà la promozione e pubblicizzazione dello stesso. Ecco alcune delle strategie più utili che puoi utilizzare.

Crea dei volantini 

Il modo più veloce ed immediato per promuovere l’Open Day di un laboratorio medico consiste nel realizzare un volantino con le specifiche dell’evento, distribuendolo in ogni sala esami o area di attesa dei pazienti. Altre copie potranno essere distribuite anche al di fuori dello studio, direttamente per strada o in luoghi pubblici con traffico pedonale intenso.

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Utilizza le e-mail dei pazienti

Se hai raccolto correttamente gli indirizzi e-mail dei tuoi pazienti e hai fatto sottoscrivere loro la liberatoria per l’utilizzo dei dati, puoi anche inviare per posta elettronica gli inviti per partecipare al tuo Open Day.

Le e-mail di invito dovranno essere inviate con qualche settimana di anticipo e dovranno essere ripetute con una certa frequenza prima della data dell’evento, anche se non tutti i giorni per non rischiare di finire nello spam. Se hai la possibilità di utilizzare un programma di E-mail Marketing (link: https://it.wikipedia.org/wiki/Email_marketing), puoi anche personalizzare gli inviti per ciascun paziente e controllare chi ricevuto e letto la tua e-mail.

Promuoviti sui social media

Se aggiorni periodicamente le tue pagine social, non dimenticare di promuovere il tuo Open Day su Instagram, Linkedin, Facebook e tutti gli altri network in cui sei presente. Questo ti permetterà di far apparire il tuo evento nel feed di notizie degli utenti già iscritti alle tue pagine. Inoltre, avviando delle campagne sponsorizzate, hai anche la possibilità di raggiungere nuovi potenziali clienti in target.

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Pubblicizza l’evento sul tuo sito 

Utilizza il tuo sito web per promuovere il tuo evento presso pazienti che potrebbero essere alla ricerca di un nuovo medico. Ricorri all’ottimizzazione SEO per promuovere le visite al tuo portale e alle campagne PPC per ottenere subito maggiore visibilità per la tua iniziativa.

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Crea partnership con aziende locali e altri professionisti in ambito sanitario

Se esiste una farmacia locale o un’altra azienda che potrebbe aiutarti a promuovere il tuo Open Day, non esitare. Potrebbero ad esempio supportarti nella distribuzione del volantino o nell’invio di inviti tramite posta elettronica. Anche creare sinergie con altri professionisti sanitario sono senz’altro un valido strumento per riuscire a coinvolgere più persone e aiutarti a generare una maggiore affluenza.

Conclusioni

Sei arrivato al giorno del tuo evento: che altro devi fare ora? La cosa più importante perché il tuo Open Day si traduca in un’esperienza utile per generare nuovi pazienti è quella di assicurarti che coloro che hanno partecipato alla giornata aperta non si scordino di te. 

Come? A tal proposito potrebbe essere utile distribuire del materiale divulgativo oppure mostrare delle immagini digitali o Rendering 3D (link: https://it.wikipedia.org/wiki/Rendering#Web_3D) durante l’evento.

Come ulteriore incentivo puoi anche omaggiare i presenti di sconti o tariffe speciali per provare uno o più dei tuoi servizi oppure offrire dei servizi gratuiti come visite rapide o test di screening. Ad esempio, nel caso di un laboratorio diagnostico che ha appena acquistato un nuovo macchinario, potrebbe essere interessante organizzare, a conclusione dell’evento una vera e propria campagna di sensibilizzazione nella diagnosi di alcuni tipi di malattie, includendo lo svolgimento di analisi gratis o scontate. È comunque molto importante tenere sempre traccia di tutti coloro con cui sei entrato in contatto durante il tuo evento per continuare a coinvolgerli tramite e-mail, sito e social.