Supportare pazienti, medici e poliambulatori per garantire massima assistenza e fluidità a vantaggio di tutti gli attori coinvolti: questa la finalità del servizio di segreteria medica specializzata YES DOC. 

Ma in cosa consiste il lavoro di una segretaria specializzata in ambito medico? Quali sono i vantaggi del suo impiego per poliambulatori, cliniche e per i pazienti? Lo abbiamo chiesto a una segretaria di grande esperienza, che svolge questa attività da oltre 7 anni. 

Quali sono le sue mansioni a supporto di un poliambulatorio?

Innanzitutto, la segretaria riceve le telefonate in entrata che arrivano a poliambulatori e centri medici per fissare gli appuntamenti. 

Deve rispondere al telefono, ascoltare la richiesta del paziente, dare informazioni circa la presenza del professionista e i costi delle prestazioni, verificare in agenda le sue disponibilità, inserire l’eventuale appuntamento richiesto, ma non solo… 

Deve fornire indicazioni relative, ad esempio, alla preparazione necessaria per l’effettuazione di particolari esami o visite, rispondere ai quesiti dei pazienti e dissiparne eventuali dubbi. 

In caso di richieste di informazioni molto specifiche che devono essere fornite dal medico stesso, è nostro compito inoltrare tali richieste all’ambulatorio o direttamente allo specialista e ricontattare il paziente per comunicare la risposta nel più breve tempo possibile.

E per le equipe chirurgiche?

Spesso le equipe chirurgiche che collaborano con cliniche private convenzionate hanno la necessità di avere una segretaria per riuscire a gestire tutti i loro pazienti, in modo da centralizzare tutte le informazioni in un unico nucleo. 

Rilasciano quindi il numero di telefono della segretaria di competenza che si occupa anche dell’organizzazione della sala operatoria e che diventa per il paziente il punto di riferimento per le informazioni pre- e post-intervento (per esempio, il tutore necessario in fase postoperatoria ecc.).

Quali sono i vantaggi di un servizio di segreteria specializzato come quello fornito da YES DOC?

Per quanto riguarda i poliambulatori, il servizio offerto da YES DOC è in grado non solo di integrare, ma anche di sostituire il centralino di ricezione chiamate. 

Questo è sicuramente importante perché nei poliambulatori che hanno un buon flusso di lavoro, con molti pazienti che arrivano per effettuare visite ed esami, il tempo materiale per rispondere al telefono (tra accettazione e gestione dei pazienti, fatture e pagamenti ecc.) è davvero limitato. 

Spesso l’apparecchio telefonico quindi squilla a vuoto perché nessuno ha la possibilità di rispondere, e all’altro capo del telefono la persona che cerca di effettuare una prenotazione, con il passare dei minuti si spazientisce e spesso desiste, rivolgendosi a un’altra struttura. 

Il fatto di avere una segreteria esterna che risponde a qualsiasi ora, anche durante la pausa pranzo, garantisce invece che tutte le chiamate in entrata siano comunque gestite.

Per quanto riguarda le equipe chirurgiche private, il vantaggio che apporta un servizio come quello fornito da YES DOC è avere un’unica persona che si occupa dell’intero pacchetto pazienti e interventi, con costi differenziati in base alle singole esigenze ma senza le spese connesse all’assunzione di un’impiegata tradizionale (stipendio, contributi, affitto di un posto dove collocarla, bollette correlate ecc.).

E quali sono i vantaggi per i pazienti?

Con una figura come quella della segretaria specializzata, l’assistenza al paziente è totale.

Il paziente stesso è contento di avere un unico punto di riferimento con cui si crea un filo conduttore, una sorta di trait d’union tra lui e l’ambulatorio. 

Quali caratteristiche occorrono per svolgere questo tipo di lavoro?

Certamente occorre essere disponibili e il più accoglienti possibili.

Spesso il paziente è agitato, talvolta ha paura perché deve essere operato ed è quindi fondamentale saper parlare in modo sereno e cercare di tranquillizzarlo il più possibile. 

Il nostro obiettivo è cercare di rispondere all’esigenza del paziente, oltre che risolvere l’eventuale problema del medico.