YES DOC, il servizio di segreteria specializzato in ambito medico proposto da Parabolic, è stato pensato per rispondere alle esigenze non solo di singoli medici e specialisti, ma anche di poliambulatori e cliniche, e per tutte queste strutture può rappresentare uno strumento valido per convertire le telefonate in prenotazioni.

Quando il centralino è un problema…

Uno dei problemi principali per la maggior parte dei poliambulatori e delle cliniche è la gestione del centralino, specie durante le fasce orarie non coperte (per esempio, la pausa pranzo) o in caso di attese prolungate. 

Nelle strutture in cui il flusso di pazienti in entrata e in uscita è continuo, per chi si occupa dell’accettazione, dei pagamenti e delle prenotazioni, il tempo materiale utile per rispondere alle telefonate è infatti estremamente limitato. E così il telefono squilla a vuoto, gli utenti in coda si fanno sempre più numerosi, i minuti di attesa in linea aumentano sempre di più… 

Questo può tradursi nella perdita di potenziali clienti: anche se si tratta di prenotare una visita specialistica, non tutte le persone hanno il tempo e la volontà di trascorrere minuti e minuti di attesa al telefono (tempo che peraltro talvolta sembra interminabile) ascoltando una musichetta in loop e una voce che ripete continuamente la medesima frase. 

C’è chi, se non riesce a prendere contatto con un operatore in tempi ritenuti accettabili, desiste e preferisce cercare un’alternativa, rivolgendosi altrove. 

YES DOC è la soluzione

Un servizio di segreteria remota per poliambulatori e centri medici che possa rispondere a qualsiasi ora, anche durante la pausa pranzo, è in grado di garantire che tutte le telefonate in entrata, per chiedere informazioni e/o per fissare un appuntamento, siano comunque gestite, aumentando così le possibilità di conversione delle chiamate in prenotazioni effettive. 

In particolare, YES DOC è la soluzione per

• integrare il centralino di ricezione chiamate in circostanze specifiche e in caso di necessità particolari (fasce orarie scoperte, pause pranzo, festività, gestione delle code e dei picchi di chiamata) 
• garantire un supporto professionale per la gestione globale del centralino di poliambulatori e cliniche (in caso di decentramento dell’attività).

Più assistenza ai clienti

Ma c’è di più: oltre a dare informazioni circa le disponibilità e i costi di una prestazione diagnostica o di una visita con un professionista, procedere con la registrazione degli appuntamenti per tutto il poliambulatorio in un’agenda condivisa e richiamare il paziente, una segretaria specializzata è in grado di:

• fornire indicazioni specifiche relative alla preparazione necessaria per l’esecuzione di un determinato esame/visita 
• rispondere agli interrogativi dei pazienti e dissolverne possibili dubbi inoltrando, qualora necessario, le richieste allo specifico ambulatorio/specialista in base alle richieste ricevute.

Un servizio personalizzabile

Il servizio di segreteria medica specializzata fornito da Parabolic può essere studiato e personalizzato in base alle effettive e reali esigenze di ciascun poliambulatorio o clinica. 

Il nostro obiettivo è fornire a ogni struttura uno strumento utile a migliorare la qualità dell’assistenza e, fattore da non trascurare, il grado di soddisfazione dei propri pazienti. Contattaci per valutare la soluzione più adatta ai tuoi bisogni.