Un servizio di segreteria specializzata totalmente personalizzabile e cucito sulla base delle proprie esigenze professionali: con YES DOC puoi arrivare a dettagliare le tue necessità.
Ne parliamo con il dottor Piero Budassi, che da tempo si avvale di questo servizio.
Il dr Budassi è specializzato in Ortopedia e Traumatologia ed è amministratore delegato di Métron, un’équipe di professionisti in ambito ortopedico che per anni hanno collaborato in un reparto ospedaliero.
Dottor Budassi, da quanto tempo utilizzate il servizio YES DOC?
Quando siamo usciti dall’ospedale avevamo bisogno di una segreteria.
Non avevamo però intenzione di assumere una segretaria con tutto ciò che comporta e quindi ci siamo rivolti a un servizio di segreteria a distanza.
Perché avete deciso di avvalervi del supporto di una segretaria specializzata?
Per una serie di motivi. Il primo è sicuramente la ricerca di un elemento qualificato, cioè di una persona che conoscesse il nostro mondo, quindi una segreteria dedicata al fare sanità e in particolare al fare chirurgia.
Una segreteria abituata ad avere un primo contatto con il pubblico, ma comunque un contatto specifico, dove si parla di cose tecniche, dove è necessario conoscere le cose di cui si sta parlando.
E ancora: una segreteria in grado di relazionarsi con le numerose aziende che forniscono i materiali di cui abbiamo bisogno, in grado di gestire il post chirurgico dei pazienti e di gestire il contatto indiretto tra il paziente e noi.
Insomma, si tratta di un tipo di segreteria molto specifica, molto specializzata, che non è facile trovare al di fuori di un ambiente ospedaliero e, anzi, è difficile da trovare anche in quell’ambiente.
Un altro motivo per cui abbiamo optato per questa scelta è che la nostra società è formata da diversi professionisti, che doveva e deve rimanere leggera perché dedicata alla nostra attività; la nostra concentrazione deve essere dedicata al nostro lavoro e non ad altro. Non volevamo appesantirla con tutti i problemi della gestione del personale, della gestione della privacy e la raccolta delle cartelle cliniche dei singoli pazienti.
Volevamo dedicarci esclusivamente alla nostra attività e abbiamo pensato fosse opportuno demandare a chi professionalmente fa questo i tantissimi problemi di ordine burocratico (non da poco) che ci avrebbero distolto dalle nostre mansioni.
E in YES DOC abbiamo trovato la risposta: YES DOC gestisce la privacy dei nostri pazienti, ha tutti i sistemi di protezione dei dati personali e tutta una serie di cose che altrimenti avremmo dovuto fare noi in prima persona.
Un’ultima cosa: il servizio che fornisce YES DOC con contratto è un servizio continuativo, non ha buchi correlati ai mille possibili imprevisti ed eventi che possono capitare nella vita di un dipendente o singolo collaboratore in partita Iva.
Quali mansioni svolge la vostra segretaria virtuale?
Nel nostro caso, la segretaria a distanza si occupa dell’organizzazione mensile della nostra attività e, all’interno di questa, organizza le sedute operatorie, riceve da noi tutte le prenotazioni chirurgiche, tiene la nostra lista d’attesa, compila le note operatorie in relazione con le cliniche dove lavoriamo e con le norme specifiche per ogni clinica.
Relazionandosi con le cliniche, compone le liste operatorie sulla base delle esigenze della nostra équipe, della clinica, dei turni, delle specificità di ciascuno di noi e in relazione alle necessità del paziente stesso, quindi con una serie di attenzioni che consentono di compilare le liste operatorie come si deve.
La nostra segretaria, inoltre, si occupa del contatto con le cliniche per ricevere la documentazione necessaria per le rendicontazioni economiche.
Gestisce le nostre mail e partecipa alle nostre riunioni e, infine, ha un contatto diretto con i pazienti, che chiamano sempre il suo numero per comunicare con noi.
È il nostro “sportello”: tutta la nostra attività è relazionata con noi attraverso di lei.
I pazienti sono soddisfatti di questa figura?
Grazie a questo servizio, i pazienti sanno sempre come trovarci.
In sostanza, il servizio YES DOC assorbe tutta la massa di telefonate e richieste che arrivano dai nostri pazienti in orari d’ufficio.
È un po’ come se fosse una porta a cui bussare: si entra e si chiede una soluzione.