Relazioni congressuali: come realizzare una presentazione efficace

Un vero e proprio biglietto da visita, in cui essenza e forma contribuiscono a una comunicazione efficace.

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Partecipare a un congresso è un’esperienza frequente per i professionisti nell’ambito della salute e molte sono le occasioni di parlare dinnanzi a una platea, per medici e non solo.
In simposi, workshop o congressi, più o meno grandi che siano, la presentazione di una serie di slide (in PowerPoint o Keynote) riveste un’importanza fondamentale ai fini di una comunicazione efficace. Ma preparare una presentazione non è così banale come possa sembrare…

Qualsiasi sia il contenuto sostanziale (i risultati di uno studio clinico, un case report, una procedura innovativa, una breve review sulle linee guida per il trattamento di una patologia ecc.), l’obiettivo principale di chi si presenta dinnanzi a un pubblico (poco o tanto numeroso che sia) è catturare e mantenere costante l’attenzione e, soprattutto, farsi capire.

L’essenza è fondamentale…

Ovviamente la sostanza della presentazione è data dai contenuti, che devono essere chiari, non dispersivi ed efficaci. Di seguito alcuni consigli.

  • Un concetto per slide: in ogni slide è meglio approfondire un solo concetto. Un titolo e qualche breve frase esplicativa rendono la lettura immediata e consentono al pubblico di ascoltare senza perdersi nel tentativo di leggere fiumi di parole, spesso scritte con caratteri troppo piccoli.
  • Figure, grafici e tabelle: le immagini svolgono un ruolo importantissimo nell’ambito medico-scientifico, sia in termini esplicativi che a fini di sintesi. È quindi molto importante usarle bene: i grafici e le tabelle devono essere chiari, non troppo piccoli e ben leggibili. Inserirne molti in una stessa slide crea confusione, in quanto non si avrebbe il tempo di osservarne e comprenderne appieno i contenuti.
  • Tempo: il tempo a disposizione per la relazione è fondamentale per decidere quante slide presentare. È inutile realizzarne un numero eccessivo: si rischierebbe di dover “correre” troppo o di essere costretti a “saltare” qualche slide a causa dell’inesorabile trascorrere dei minuti.
  • Tipo di audience: specialisti provenienti dal medesimo settore o un pubblico eterogeneo di professionisti hanno competenze e background diversi, quindi la stesura della presentazione deve essere guidata dal tipo di audience attesa. E il contenuto, la scelta dei dati da presentare, delle immagini e anche del linguaggio deve essere commisurata al pubblico a cui ci si rivolge, perché è proprio al pubblico che la presentazione deve essere utile.

… ma la forma non è meno importante

Per tenere viva l’attenzione della platea è necessario che la presentazione sia anche piacevole da seguire, ben leggibile e accattivante.

  • Sfondo: è possibile utilizzare qualsiasi tema tra i molti disponibili online o uno sfondo personalizzato (non ci sono regole). Un vecchio consiglio ancora valido è prevedere un fondo uniforme scuro, con scritte chiare; uno sfondo sfumato potrebbe rendere la lettura alquanto fastidiosa (la semplicità vince sempre!)
  • Font: è opportuno utilizzare font di facile lettura (per esempio, Arial e Times New Roman) con una dimensione del carattere tale da poter essere letto chiaramente anche da lontano. Ovviamente, più grande è la dimensione del carattere, meno testo potrà essere contenuto in ciascuna slide.
  • Alta risoluzione: immagini, grafici e tabelle devono essere in alta risoluzione, altrimenti una volta proiettati su un grande schermo diventerebbero solo una macchia informe e confusa di pixel, poco piacevole da vedere.
  • Al bando la noia: per richiamare l’attenzione del pubblico, si può eventualmente prevedere l’inserimento di una slide più “leggera”, magari con la citazione di una frase celebre o un’immagine accattivante, non banale, in grado di suscitare un’emozione.

Tre errori da evitare

Preparare una presentazione per una relazione congressuale può nascondere qualche insidia, soprattutto quando si ha poco tempo a disposizione per prepararla. Tre raccomandazioni:

  • Non sovraffollare le slide con troppo testo e/o immagini (less is more).
  • Attenzione ai refusi: se possibile, far rileggere i testi a una terza persona per assicurarsi che non ci siano errori.
  • Non eccedere con gli effetti di animazione: una presentazione scientifica richiede una certa sobrietà anche nell’animazione e, comunque, l’attenzione dei più sarebbe già distolta dopo 3-4 slide dai mille effetti pirotecnici.

Quando si parla dinnanzi a un pubblico, la presentazione che appare alle nostre spalle e accompagna le nostre parole rappresenta un vero e proprio biglietto da visita…

Per un risultato ottimale è possibile affidarsi a un’agenzia specializzata in grado di realizzare una presentazione personalizzata, chiara e soprattutto efficace dal punto di vista comunicativo.